Prototipe Sistem Informasi Pembelian

Melanjutkan bahasan yang lalu yang membahas tentang database pada sistem informasi pembelian, kali ini saya akan sedikit berbagi tentang aplikasi atau sistem yang telah saya bangun prototipenya. Prototipe ini saya rancang untuk memenuhi kebutuhan klien yang mengiginkan sistem pembeliannya terpisah dikarenakan divisi pembelian tidaklah sama dengan divisi pergudangan ataupun penjualan.

Proses bisnis pembelian menjadi sesuatu yang penting dan perlu difokuskan lebih matang, dikarenakan proses ini melibatkan sub proses-sub proses yang terkadang lebih rumit dan perlu adanya integritas, baik dari level data di DBMS sampai level user interface.

Pada proses pembelian ini, yang telah didasarkan pada database yang dirancang sedemikian rupa, maka, aplikasi ini akan menjalankan proses bisnis sebagai berikut.

• Pada aplikasi ini, muncul dua jenis master data, yakni master data untuk barang dan master data untuk vendor atau supplier. Master data untuk barang dibuat untuk menyimpan data-data barang yang kiranya menjadi kebutuhan perusahaan. Dengan mendefinisikan apa saja yang menjadi barang perlu di perusahaan, maka setiap transaksi yang terjadi tidaklah bisa user memasukkan data barang sembarangan, melainkan harus mengubah atau menambah data di master data barang. Begitu pula dengan master data vendor, yang berisikan data vendor dari nama perusahaannya sampai nomor teleponnya.
• Setelah master data, yang perlu dilakukan adalah perancangan form aktivitas dari proses pembelian itu sendiri. Form digunakan untuk memasukkan data transaksi yang terjadi. Transaksi yang berkaitan dengan pembelian antara lain:
• Purchase Order (Pemesanan Pembelian) : Aktivitas ini sering dilakukan perusahaan sebelum mereka menerima barang. Aplikasi kemudian dirancang sedemikian rupa guna menyimpan jenis transaksi ini, dikarenakan kepentingan selanjutnya, yakni proses penerimaan atau penagihan.
• Receive Item (Penerimaan Barang) : Aktivitas ini muncul setelah proses pemesanan sudah dilakukan, tetapi tidak menutup kemungkinan, penerimaan barang dilakukan tanpa melalui proses order terlebih dahulu.
• Invoice (Faktur) : Pembuatan faktur dilakukan setelah proses order atau receive berlangsung. Tanpa ada salah satu proses di atas yang mendahuluinya, faktur tidaklah bisa dibuat. Apabila dilakukan pembayaran tunai di tempat, maka perushaan perlu mendefinisikan penerimaan barang apa saja yang terjadi, kemudian membuat fakturnya.
• Return (Retur Pembelian) : Retur pembelian didasarkan atas penerimaan barang yang sudah dilakukan, tetapi tidak menutup kemungkinan perusahaan mengembalikan suatu barang berbeda kepada vendor tertentu, untuk mengganti barang yang sudah dibeli.Setelah master data, yang perlu dilakukan adalah perancangan form aktivitas dari proses pembelian itu 
• List. List Dibuat untuk melihat, apakah penginputan data transaksi sudah berhasil atau belum. Pada list ini, disediakan tombol untuk mengedit ataupun menghapus transaksi.
• Report. Laporan menjadi suatu hal yang wajar dalam suatu sistem informasi. Laporan dibuat seinformatif mungkin sehingga pemakai informasi tidaklah bingung melihat data. Informasi perlu didenfinisikan terlebih dahulu untuk membatasi informasi apa yang akan bisa tampil dan informatif. Pada kasus pembelian ini, informasi yang mungkin ditampilkan adalah informasi mengenai laporan utang ke vendor dan laporan barang masuk bersih. 
• Utang ke vendor muncul sebagai konsekuensi transaksi yang telah dibuatkan faktur atau invoice-nya, dengan tentu melihat seberapa besar uang muka yang telah dibayarkan. 
• Selain itu, laporan yang bisa muncul adalah laporan barang masuk bersih. Laporan barang masuk bersih merupakan laporan yang memberikan informasi, seberapa banyak barang dengan tipe tertentu masuk, dan berapa banyak yang dikembalikan dalam jangka periode tertentu, sehingga dapat diketahui jumlah barang masuk bersih. Jika ini sistem ini diintegrasikan dengan sistem penjualan ataupun sistem produksi, bukan tidak mungkin, akan menjadi sistem yang lebih luas lagi untuk menangani persediaan.

Berikut adalah gambar-gambar prototipe yang sudah saya buat, semoga bisa menjadi referensi yang membantu. (Klik pada gambar untuk memperbesar).

Halaman Home, di sana terlihat nama admin yang masuk dalam aplikasi. Aplikasi ini multiuser, artinya orang dengan akun yang sudah terdaftar saja yang boleh masuk dan bisa digunakan secara paralalel.

Halaman Master barang di atas, seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, dapat digunakan untuk mengubah atau menghapus data barang.

Form di atas digunakan untuk merekam salah satu aktivitas pembelian, yakni penerimaan barang, dimana didasarkan atas pemesanan sebelumnya. Textfield nomor order dan vedor digenerate otomatis.

List digunakan untuk melihat apakah data sudah terekam atau belum. Selain itu, list perlu dibuat informatif, sehingga tidak terjadi salah edit atau hapus. 

Report menjadi hasil akhir aktivitas dengan tentunya dapat dilihat setiap tejadi update data transaksi. Di sebelah kanan hanyalah contoh report barang yang diterima dan dikembalikan.